Tidspunkt Dato

Ansvarlig

Oppgave og rutiner

Ca. 01.07.

FMLA

Preutfylt søkerliste sendes til kommunen.

Ca. 20.07.

FMLA

Søknadsskjema, veileder og ev. kart sendes til brukere/søkere.

31.07.

Søker

Registreringstidspunkt for produksjon/tiltak. (gjelder ikke organisert beitebruk.)

01.08. – 20.08

Søker

Kommunen v/ KTB

Søker leverer inn sin søknad (kun papirsøknad - ikke elektronisk for denne tilskuddsordningen.) Nødvendige vedlegg skal innleveres sammen med søknad. Søknadsfrist er normalt 20.01. (gjelder ikke organisert beitebruk.) Det er søkerens eget ansvar at søknaden leveres i rett tid. Kommunen mottar og registrerer søknader i kommunens postmottak/saksbehandlingssystem (ESA). Den enkelte søknad gis eget/fortløpende dokumentnummer i ESA. Saksbehandler overtar søknadene og setter inn i egen ringperm for gjeldende søknadsomgang og tilskuddsordning. Saksbehandler registrerer og krysser av for hver mottatt søknad i egen søkerliste/sjekkliste utarbeidet av FMLA.

NB! Pass på at det er samme foretak som søker om både miljøtilskudd og produksjonstilskudd for areal eller dyr.

Ca. 15.08.

FMLA

Rundskriv: Regionalt miljøprogram for jordbruket i Sør-Trøndelag – retningslinjer for saksbehandling av miljøtilskudd til jordbruket i Sør-Trøndelag, søknadsfrist 20.08.

21.08. – ca. 10.10.

BEM/KTB

Saksbehandling av søknader. Viktig !!! Vurdering av habilitet i hht. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10. februar 1967 §§ 6 -10. Annen saksbehandler overtar saken ved inhabilitet. Frist for ferdig saksbehandling og innsending av søknader til FMLA ca. 10.10.

NB! Søknader kan kun rettes når søker samtykker i det. Unntak fra dette er åpenbare skrivefeil. Merknad om retting anføres i margen på papirsøknad.

(Vi har per i dag arbeidsdeling for søknadsbehandling – der BEM saksbehandler søknader om tilskudd til endra jordarbeiding – og KTB saksbehandler øvrige søknader innenfor tilskuddsordningen.)

Ca. 25.08.

Kommunen

Plukke ut søknader som skal kontrolleres (utgangspunkt i søkerliste for produksjonstilskudd og samkjøring med søknader som skal kontrolleres for PT). Min. 5 % av søknadene skal kontrolleres. Kommunen plukker ut foretak som skal kontrolleres. (Risikobasert vurdering: Nye søkere, betydelig endring/større produksjonsomfang, eller andre ting som tilsier at kontroll bør utføres.)

21.08. – ca. 10.10.

BEM/KTB

Stikkprøvekontroll av søknader/søkere som er uttrukket for kontroll. Søker varsles om kontroll, muntlig eller skriftlig 2 – 3 dager før kontrollen utføres. Egen rubrikk for kontrolldata i søknadsskjema . Søker skal skrive under på ferdig utfylt kontrollskjema sammen med kontrollør.

Ved kontroll vedr. husdyr/avvik bes følgende lagt fram som relevant dokumentasjon:

- Slakteriavregninger

- Næringsoppgave

- Innsettingsavtaler e.l.

- Faktura

- Veieseddel

- Veterinærattest

Som grunnlag for arealkontroll benyttes opplysninger i nytt jordregister (2010), og det til enhver tid oppdaterte gårdskart for aktuelle eiendommer. Dersom det aktuelle produksjonsarealet trenger mer detaljert avgrensning benyttes håndholdt GPS ved oppmåling.

Kontroll av miljøplan - følgende skal foreligge:

- Oppdaterte kart over disponert areal

- Oppdatert gjødslingsplan inkl. kart med skifteinndeling

- Oppdatert sprøytejournal

- Oppdatert sjekkliste

- Tiltaksplan

- Dokumentasjon for gjennomføring av tiltak.

NB! FMLA’s mal for gjennomføring av kontroll av miljøplan anbefales brukt.

Kontrollen utføres i utgangspunktet snarest mulig etter at liste over kontrollobjekter foreligger. Unntak er ordningen som gjelder endra jordarbeiding. Disse bør kontrolleres så seint som mulig i oktober. (Kontrollskjema for endra jordarbeiding ettersendes til FMLA.)

01.10.

FMLA

Søknadsskjema for organisert beitebruk m.m. sendes til beitelag.

10.10.

BEM/KTB

Frist for innsending av ferdig behandla søknader og utfylt søkerliste til FMLA. (unntatt organisert beitebruk.)

NB! Rutiner for innsending er nøyaktig beskrevet i rundskriv (datert 15.08.) fra FMLA.

01.11.

Beitelag

Søknadsfrist for organisert beitebruk. Søknad sendes til kommunen.

05.11.

BEM

Frist for innsending av kontrollskjema miljøtilskudd/endra jordarbeiding.

15.11.

KTB

Frist for innsending av søknad for organisert beitebruk.NB! Kommunen skal uttale seg til søknaden før den sendes til FMLA.

Ca. 25.11

FMLA

Utsending av feilliste RM05 nr. 1 etter første input-kontroll. Liste sendes på mail til kommunene.

Ca. 05.12.

BEM/KTB

Frist for retting/innsending av feilliste RM05 nr. 1 til FMLA.

Ca. 15.03.

SLF

Utbetaling av tilskudd til søkerne.

Ca. 15.03.

BEM/KTB

Manuell utbetaling dersom det avdekkes at søker har fått for lite utbetalt, eller urettmessig har blitt stoppa. Kommunen må sjekke dette i forhold til feilliste RM05 nr. 2, som sendes ut fra FMLA til kommunene i slutten av februar. (Skjema for manuell utbetaling utarbeides og utsendes fra FMLA.)