Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene

I kommunene er arkivansvaret en del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt rådmannen, jfr. Kommunelovens § 23. .

Dette ansvaret er i Meldal kommune delegert til Arkivansvarlig som har kontroll og oppfølgingsansvar for arkivet.
Dette innebærer også at Arkivansvarlig skal gi rettledning, råd og instrukser for arkivarbeidet i samsvar med forutsetningene gitt i eller i medhold av arkivloven.

Saksbehandling

All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer og absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper.

Denne planen skal derfor til en hver tid være i bruk av saksbehandlere og arkivpersonell i Meldal kommune. Arkivplanen sammen med Intranettet danner grunnlag for informasjon om rutiner og tjenestebeskrivelser for ansatte i Meldal kommune.

Oppdatering av arkivplanen
Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

• en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
• det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
• en kommunal enhet tar i bruk et nytt datatsystem for lagring av arkivverdig informasjon
• en kommunal enhet blir lagt ned eller opprettet
• det blir oprettet eller lagt ned et styre eller utvalg
• det blir gjort vesentlige endringer i kommunens delegeringsreglement
• kommunale oppgaver blir overført til virkskomheter utenfor kommunene

Arkivansvarlig avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplanen ved

• ny versjon av arkivnøkkel
• nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon
• organisasjonsendring

Arkivansvarlig skal ha melding om alle endringer med mulig følge for arkivet i god til før det blir satt i verk og har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet