Prosjektplan AGS 2020 i Frøya kommune

1. Bakgrunn

Høsten 2009 ble kommunene invitert til å delta i et prosjekt initiert av KS. Prosjektet har tittelen Stolt og unik - arbeidsgiverstrategi 2020.  Til daglig blir prosjektet omtalt som  AGS 2020.

To ansatte på kommunehuset deltok deretter på en samling før jul  samme høst der prosjektet ble nærmere presentert.  I etterkant av dette vurderte  fungerende rådmann  det slik at  Frøya kommune hadde behov for en nærmere gjennomgang av arbeidsgiverpolitikken sin. På møter (18.1. og 25.3.2010) i styringsgruppa for Kvalitetskommuneprogrammet (KKP) ble det bestemt at AGS 2020 på Frøya skulle legges inn som et delprosjekt under KKP og  at det derfor skulle nedsettes en trepartssammensatt  prosjektgruppe.

Prosjektgruppa hadde første halvår 2010 slik sammensetning:
Torbjørn Måsøval, Fagforbundet. (leder )

Frida Kvingedal, Delta

Helge Borgen Politisk

Hans Stølan Politisk

Per Gundersen Rådmann/rådmannsteam

Kirsten R. Antonsen Fellesadministrasjonen

Andre halvår 2010 går rådmann Ole Henrik Fjørstad inn for Per Gundersen.

Ranveig Riiber er prosjektleder for Kvalitetskommuneprogrammet og dermed også for dette delprosjektet.

Prosjektgruppa har, etter å ha deltatt på en ny samling i regi av KS, ved å studere våre egne dokumenter og etter innspill fra de ansatte (mars 2010), konkludert med at Frøya kommune trenger å se på sine eksisterende dokumenter i lys av de nye utfordringene som KS peker på at kommunene vil stå overfor i framtiden.  Disse gjengis kort oppsummert nedenfor:

• Kompetanse – økt behov for spesialistkompetanse og      dyktige generalister
• Strammere arbeidsmarked – demografiutfordringen tilsier      at flere er på vei ut enn inn av arbeidsmarkedet. Høy gjennomsnittsalder gjør      at kommunene må erstatte mange medarbeidere om kort tid
• Stor avgang fra sektoren – lav avgangsalder, høyt      antall uføre
• Lav arbeidskraftutnyttelse – høyt sykefravær, stor      andel deltidsansatte, liten rekruttering av medarbeidere med      innvandrerbakgrunn til høyere fag- og lederstillinger, liten rekruttering av      medarbeidere med redusert funksjonsevne
• Dårlig omdømme påvirker unges utdanningsvalg og      generell rekrutteringsevne
• Lite mangfold i toppledelse
• Flyttestrøm fra mange av distriktene  

            (Stolt og unik – arbeidsgiverstrategi 2020 s 5)

Nedenfor følger en oversikt over de dokumenter som er gjennomgått, og hvilken status prosjektgruppa vurderer at disse har i dag.

Prosjektgruppas oppsummering etter en gjennomgang av eksisterende dokumenter våren 2010 var slik:

1.

Frøya kommune har ikke vedtatt felles visjon og felles verdier. I dokumentet Frøya kommunes arbeidsgiverpolitikk står imidlertid følgende:

”Arbeidsgiverpolitikk er de verdier, holdninger og handlinger som arbeidsgiver står for og praktiserer i forhold til sine ansatte”.

Dette er ikke nærmere konkretisert, og det er derfor av stor betydning at  arbeidet med AGS 2020 starter med utarbeidelse av felles visjon og verdier.

2.

Ingen av våre dokumenter omhandler omdømmebygging og rekruttering – to områder det er viktig for en kommune å ha en klar strategi for.

3.

Det er en generell vurdering at mange av våre dokumenter, både de som er nevnt over og dokumenter knyttet til lønn og personalarbeid, ikke er oppdatert etter at Frøya kommune ble organisert som to-nivå-kommune.

Dokumentene er på viktige områder ikke konkrete nok, og gir rom for tolkninger. Innspill fra de ansatte i mars 2010 viser at personalet opplever å bli ulikt behandlet i beslekta saker.

Flere dokumenter mangler tiltaksplan. Der tiltak er beskrevet, er det ikke avklart hvem som har ansvar for disse. Tiltakene er heller ikke tidfesta.

Evaluering ser ut til å mangle. Dette innebærer at dokumentene  kan ”leve sitt eget liv” i organisasjonen. Innspill fra de ansatte går også i retning av at noen dokumenter vurderes som svært ordrike.

I prosessen med utforming av ny arbeidsgiverpolitikk, er det verdt å vurdere om dokumenter knyttet til arbeidsgiverpolitikk, lønn og personalarbeid står i samsvar til hverandre.

2. MÅL

1. Utarbeide felles visjon og felles verdier for organisasjonen Frøya kommune

2. Utarbeide et overordnet strategidokument med mål for kommunens arbeids-

     giverpolitikk

3.  Utarbeide tiltaksplaner med utgangspunkt i strategidokumentet

3. Kommentar til målene

Mål 1 

Visjonen som velges skal begrunnes. Gjør det lettere for nye medarbeidere å forstå valget som blir gjort.

Verdiene som velges skal beskrives nærmere for å belyse hva de betyr

-       internt i organisasjonen – kollegial omgang

-       eksternt i møte med innbyggerne

Mål 2

Figuren nedenfor  anskueliggjør at strategidokumentet  bygges opp med bakgrunn i vår visjon.  Våre verdier som skal ligge i bunn for arbeidet fram mot visjonen, blir bærebjelken i  arbeidet med mål og tiltaksplaner.

Overordnet strategidokument skal videre utarbeides med bakgrunn i følgende perspektiver:

-       Det unike oppdraget

-       Den åpne organisasjonen

-       Kompetente medarbeidere

-       Helhetlig og utfordrende lederskap

    (AGS  2020: Stolt og unik,  KS s 10-19)

Mål for arbeidsgiverstrategien skal beskrives innenfor disse fire hovedområder:

Alle mål skal være tidsavgrensa, og  det skal utarbeides kvalitetsindikatorer til hvert enkelt mål.

Alle mål skal følges opp av hensiktsmessige tiltaksplaner, ansvarsfordeling og ressursbehov.

Det skal gå fram når og hvordan planverket skal evalueres.

Mål 3

Det skal utarbeides en felles tiltaksplan med overordnede strategier. På  den enkelte enhet innarbeides virksomhetens arbeid knyttet til AGS 2020 i virksomhetsplanen.

3. Arbeidsmåter

• Prosjektgruppa har det overordna      ansvaret for planlegging og framdrift.
• Lederforum skal stå sentralt i      arbeidet.  Dette skjer både gjennom      egne samlinger, og ved at AGS2020 får fast plass på lederforum.
• Ansatte skal involveres i      prosessene der dette er naturlig.  Virksomhetsledere      har ansvar for dette.
• Rådmannens stab har ansvar for      utforming av nye dokumenter.  Disse      sendes ut på høring til virksomhetsledere, hovedtillitsvalgte,      hovedverneombud.
• Informasjonsskriv til alle      ansatte min. annenhver måned

4. Framdriftsplan

Kommentar

Frøya kommune skal starte arbeidet med å utarbeide en felles visjon for Frøya kommune som organisasjon. ”En visjon er svaret på hvorfor vi går på arbeid – en kort, energigivende setning som forteller oss hvorfor vi finnes til, og hvor vi skal reise sammen.

En visjon skal ikke stå på folier eller i årsrapporter, men i panna på hver medarbeider.”

(Ingebrikt Steen Jensen)

Frøya kommune skal velge tre verdier som viser hvordan ansatte ønsker å stå fram i møtet med innbyggerne. En verdi skal være retningsgivende for ansattes handlinger, og altså vise ”hva jeg gjør i møtet med arbeidsplassen og de jeg er satt til å tjene”. De tre verdiene som velges skal også beskrives nærmere. Hvordan skal eksempelvis verdien respekt komme til uttrykk

- internt på arbeidsplassen

- eksternt i møte med innbyggerne

Ledelse, slik det er beskrevet i dokumentet Frøya kommunes arbeidsgiverpolitikk av 2007, gir for lite retning for utøvelse av lederskap i Frøya kommune. Dokumentet bruker vage formuleringer. Et par eksempel viser dette:

- kommunen ønsker å drive kontinuerlig lederutvikling

- vil arbeide for innføring av lederavtaler

Når dette ikke etterfølges av planer og oppfølging, blir det vanskelig å utvikle et effektivt lederskap. Nåværende  ledelsesfilosofi  blir også ganske innholdsløs dersom den ikke blir nærmere beskrevet og/eller etterspurt og evaluert.

KS har utviklet et program for ansatte, kalt Medarbeiderskap. Frøya kommune skal iverksette et program for Medarbeiderskap.  Medarbeiderskap har som mål å videreutvikle en aktiv, medansvarlig og etisk bevisst medarbeiderrolle. En systematisk utvikling av medarbeidernes rolle og kompetanse er av stor betydning for at ledere og ansatte sammen kan utvikle våre tjenester til innbyggernes beste.

Iverksetting av programmet  for Medarbeiderskap innebærer at vi må kurse egne veiledere og at vi må gå til innkjøp av kursmateriell til den enkelte medarbeider á kr 300.

Omdømme står nevnt under punkt 11 i Frøya kommunes arbeidsgiverpolitikk. Det trengs imidlertid en grundigere  drøfting av hvordan vi skal bygge omdømme. Arbeidet skal starte med en ståstedsanalyse.

Frøya kommune har i dag ingen konkret plan for hvordan vi skal rekruttere nye medarbeidere.  I forbindelse med utarbeidelse av overordnet plan for kompetanseutvikling, omtales lærlinger i eget avsnitt. Kommunene trenger å lage en offensiv plan for hvordan vi skal sikre at ungdommen velger å arbeide på Frøya  i læretiden og/eller etter endt utdannelse.

Vi må også se på hva som skal være våre konkurransefortrinn når vi skal søke etter nye medarbeidere.

Strategidokument skal utarbeides når visjon og verdier er utarbeidet. Med utgangspunkt i disse, og etter hvert som prosessene knyttet til de ulike områder i framdriftplanen er avsluttet, starter det tekniske  arbeidet med å utforme overordna mål og tiltaksplaner for hvert målområde.

Planene skal være tydelige på mål og tiltak (dette skal vi få til ved å). Planene skal også innholde tidspunkt for evaluering og hvem som er ansvarlig for de ulike tiltakene.  Planene skal også ha utarbeidet kvalitetsindikatorer på områder hvor dette er nødvendig. Dette gir oss større mulighet for å måle effekten av de tiltak vi iverksetter.

Prosjektgruppa er ansvarlig for utarbeidelsen av dokumentene. Lederforum får dokumentene til høring. Dette gjelder også hovedtillitsvalgte og hovedverneombud.

Det må sikres at den nye arbeidsgiverpolitikken får en fast plass på personalmøter i hele organisasjonen.

Frøya august 2010

Prosjektgruppa