Formål / Lovverk

For å sikre at saken blir arkivlagt til rett tid og at saken er komplett i henhold til FOR 1998-12-11 nr 1193: FORSKRIFT OM OFFENTLEGE ARKIV § 3-8.

”Når behandlinga er avslutta og svarbrev er ekspedert, skal alle dokumenta i saka tilbake til arkivtenesta, og det dokumentet som eventuelt var opphav til saksbehandlinga (det innkomne brevet e.l.), skal avskrivast i journalen. Innkome dokument som ikkje krev svar, eller som det er gitt munnleg svar på, skal avskrivast i journalen når det er påført avgjerd om dette. Når eit dokument får førebels svar eller blir sendt andre til fråsegn, skal det ikkje endeleg avskrivast.

Etter avskriving skal saka arkivleggjast. Arkivtenesta må sjå til at arkivkoden er korrekt og at arkivavgrensing er utført. Ved arkivlegging av elektroniske saksdokument må organet gjennom faste rutinar sikre at rett versjon av dokumentet blir arkivlagd, og at ein oppfyller dei krava som er fastsette med heimel i § 2-13.”

Ansvar

Avskriving:

Saksbehandlers oppgave:

Når saksbehandlingen er avsluttet og svarbrev er ekspedert, skal alle dokumentene i saken tilbake til arkivtjenesten, og det dokumentet som eventuelt var opphav til saksbehandlingen (det innkomne brevet e.l.), skal avskrives i journalen. Innkomne dokument som ikke krever svar, eller som det er gitt muntlig svar på, skal avskrives i journalen når det er påført avgjørelse om dette. Når et dokument får foreløpig svar eller blir sendt andre til uttalelse, skal det ikke endelig avskrives.

Saken settes i status F.

For saker som inneholder både innskannede dokument og papirdokument må de fysiske papirene returneres til arkivet.

Ansvar

Avslutning (Arkivlegging)

Arkivarenes oppgave:

Søk opp saker med status F. Etter avskriving skal saken avsluttes og arkiveres (arkivlegges).

Arkivtjenesten må se til at arkivkoden er korrekt og at arkivavgrensing er utført.

Saken settes i status A og fullstendig journal skrives ut og legges fremst i saksomslaget som påføres dato og initialer arkivar i felt for avsluttet.