Mottak, sortering og registrering av postArkivverdig post For arkivverdig post stilles følgende krav: Det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven §§ 2 og 3, og det må være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til scanning og journalføring av Serivcekontoret, jfr. arkivloven med forskrifter § 2a-b § 3-20. Arkiv- og bevaringsverdighet må vurderes. All inngående post mottas/skal leveres i Servicekontoret, som sorterer, åpner og journalfører posten. All inngående faktura åpnes, datostemples og leveres Økonomiavdelingen for scanning.
| Direkte overleverte saksdokumenter Saksdokumenter som blir direkte overlevert til saksbehandler må overleveres til Servicekontoret for skanning, journalføring og fordeling før saksbehandling iverksettes. Dette gjelder uavhengig av på hvilken måte dokumentene er kommet saksbehandler i hende (faks, direkte overlevering av papirdokument etc.). Dersom en saksbehandler mottar journalverdig e-post, skal denne videresendes til Servicekontoret for journalføring. Registrering av bygge- og delingssaker Servicekontoret registrerer og scanner. Deretter blir det lagt til saksbehandler.
|
Post som skal til ytre enheter, f.eks: skoler, barnehager, helsesenter osv. bringes av internt postbud hver dag. Post som er arkivverdig og levert/ sendt direkte til: blir behandlet og arkiveres på den enkelte enhet som; skolene, barnehagene, helsesenter osv. Barnehagesøknader blir sendt for saksbehandling og arkivering hos inntaksansvarlig. All inngående post som har arkivverdi kodes, registreres og scannes av Servicekontoret. I dette ligger også fordeling/påføring av saksbehandler. Dersom saken ikke er kurant skal saksbehandler avklares.
Journalføring i ESAArkivverdig post blir journalført i ESA. Følgende skal ikke journalføres: Reklame, høringer dersom det ikke skal utarbeides uttale, rundskriv, kursinnbydelser/møteinnkallinger e.t.c
|
Privatadressert post: Post hvor navnet står øverst el. først skal betraktes som privat, og legges i mottakers posthylle (videresendes til rette vedkommende) uten å åpnes. Åpning av privat post kan kun skje når tillatelse er gitt. Privat post som er kommunens post leveres tilbake til Servicekontoret for ordinær postbehandling. E-post skal i prinsippet behandles som ordinær post, jfr.kommunens rutinebeskrivelse for postbehandling og arkivering pkt. 2.1.1. Servicekontoret betjener kommunens hovedpostmottak. Dersom e-post går direkte til/ fra saksbehandler, skal saksbehandler videresende til Servicekontoret for registrering. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om posten må anses som et arkivverdig dokument. Ikke arkivverdig e-post vurderes/arkivbegrenses. Epost som ikke krever behandling/oppfølging, kan - uten registrering - sendes videre fra postmottak til saksbehandlers postkasse.
|
