RUTINEBEKSRIVELSE – MOTTAK AV PRIVAT REGULERINGSPLAN ; DETALJPLAN 20.09.12

• Mottatt varsel om planoppstart registreres i saksbehandlingssystemet av resepsjonen. Dersom det er nytt planområde eller endring av en vedtatt reguleringsplan, opprettes ny arkivsak. (pr. 2012: L12 – boks reg.plan).

• Saksbehandler gir administrativ uttalelse til varslet planoppstart. Svaret registreres i saksbehandlingssystemet. Moment som tas opp i brevet:

- Forhold til kommuneplanens arealdel, ev. gjeldende reguleringsplan og tilgrensende reguleringsplaner).

- Priser på behandling av reguleringsforslag, jf. vedtatt gebyrreglement.

- Informasjon om hvilke standard og format plankart, beskrivelse og bestemmelser skal ha. (utkast til info. er utarbeidet – bør lages ferdig)

- Legger ved skjema ang. oppstartmøte: Skal fylles ut av forslagsstillers plankonsulent og returneres kommunen før oppstartmøte slik at saksbehandler kan forberede seg til møtet.

- Tildeler av planidentitet (til bruk i planregisteret). Dersom det er usikkert om det blir plan- avventes det å gi plan-ID til etter politisk behandling (formannskapet).

- Minner om at arbeidet skal kunngjøres i avis og på kommunens hjemmeside, og at registrerte eiere og festere i planområdet, samt ev. rettighetshavere i planområdet og naboer til planområdet som blir direkte berørt, skal varsles ved brev.

• Dersom forslaget ikke er i samsvar med overordnet plan eller betyr vesentlig endring, skal forespørselen om regulering legges fram for politisk behandling, pr. dato (2012) i formannskapet.

- Opprett saksframlegg i saksbehandlingssystemet.

- Under saksopplysninger refereres til varslet planoppstart som kommunen har mottatt, gjeldende plansituasjon i området, situasjon for kommunal infrastruktur andre fakta. Under vurderinger tas det opp moment i forhold til arealbruk, trafikkforhold, infrastruktur, naturmangfold, kulturminner, barn- og unge, ev. behov for ROS og andre utredninger.

- Sender ut kopi av møtebokutskrift med vedtak etter møtet, sammen med et oversendelsesbrev med orientering om videre saksgang.

- Det er ikke klageadgang dersom formannskapet ikke ønsker regulering i områder som ikke er åpnet for utbygging i kommuneplanens arealdel.

• Saksbehandler legger inn varsel om planoppstart på kommunens hjemmeside under “Kunngjøringer”. Legger ut PDF-fil med annonsetekst,- denne oversendes vanligvis fra tiltakshavers konsulent til kommunen.

• Forberedelse til oppstartmøte: Gå gjennom skjemaet som ble sendt tiltakshavers plankonsulent, og som denne skal ha sendt tilbake.

• Gjennomføre oppstartmøte med tiltakshaver og tiltakshavers plankonsulent samt plan- og byggesaksbehandler, ev. med teknisk fagsjef. Gå gjennom pkt. på skjema som forslagsstillers plankonsulent har sendt tilbake til kommunen. Tema:

- Statlige planretningslinjer som ev. blir berørt

- Gjeldende plansituasjon: overordnet plan (fylkesplan, kommuneplan, kommunedelplan, reguleringsplan)

- Forslag til planbetegnelse (gårdsnavn/stedsnavn/gnr./bnr.)

- Reguleringsformål

- Byggeformålets omfang (overslag over næringsareal i m2, antall boenheter)

- Forventede problemstillinger i planen (Byggehøyder, tomteutnyttelse, trafikk, støy)

- Miljøfaglige forhold

- Behov for utredninger / undersøkelser (jf. § pbl. 12-9) inkludert om det er en plan som omfattes av forskrift om konsekvensutredninger og derfor skal ha planprogram og konsekvensutredning.

- Firmanavn, telefonnummer og e-postadresser på forslagsstiller og plankonsulent.

• Reguleringsforslag som mottas, registreres i resepsjonen i saksbehandlingssystemet på eksisterende arkivsak.

(nb! Det finnes en planmodul i saksbehandlingssystemet, men benyttes ikke pr. 2012 )

• Saksbehandler sjekker om planforslaget er fullstendig:

- Reguleringsplankart med tegnforklaring på papir/pdf-format og i SOSI-format

- Planbeskrivelse på papir/pdf og som word-dokument

- Planbestemmelser på papir /pdf og som word-dokument

• Geodataingeniør el. saksbehandler har ansvar for at SOSI-fila blir sjekket for feil, og om den er god nok til at kommunen kan overta. (pr. 2012; geodataingeniøren tar denne jobben).

• Geodataingeniør (pr. 2012) eller Saksbehandler importerer reguleringsplanen fra mottatt SOSI-fil inn i kommunens database: “Reguleringsplaner under arbeid”.

• Saksbehandler legger inn reguleringsforslaget i planregisteret.

• Saksbehandler fremmer sak for formannskapet; 1. gangs- behandling av planforslaget

- oppretter saksframlegg i saksbehandlingssystemet.

- Saksframlegget skal inneholde:

Fakta; bakgrunn, planstatus, planprosess og beskrivelse av planforslaget. Mottatt planforslag legges ved som trykt vedlegg. Saksframlegget skal også Faglig, administrativ vurdering av; arealbruk, byggeområder, grøntområder, trafikkforhold, infrastruktur, naturmangfold, hensyn/konsekvenser for til barn- og unge, kulturminner, risiko- og sårbarhet, økonomiske konsekvenser.

• Saksbehandler mottar møtebok med vedtak fra fellestjenesten etter møtet, og sørger for utsending av vedtak til forslagsstiller, plankonsulent, hjemmelshaver(e) og ev. andre.
• Saksbehandler sørger for å bearbeide reguleringsplanforslaget (kart, beskrivelse og bestemmelser) i henhold til formannskapets vedtak.

- Husk å legge inn høringsperiode i tittelfeltet på plankartet.

• Saksbehandler sender ut planforslaget (kart, beskrivelse og bestemmelser) til offentlig ettersyn- husk å sette på høringsfrist, minimum 6 uker:

- Legger inn kunngjøring på kommunens hjemmeside, inkludert link til plankart, bestemmelser og beskrivelse, ev. utredninger som tilhører planmaterialet

- Sender kunngjøringsannonse til avisa Sør-Trøndelag for trykking èn gang over to spalter, og med bruk av kommunens logo. Oppgi fakturaadresse. Sendes over elektronisk.

- Sender ut brev, oversiktskart med lokalisering av planområdet, plankart, beskrivelse og bestemmelser til alle grunneiere og rettighetshavere innenfor planområdet, og berørte naboer inntil planområdet og til regionale myndigheter; fylkesmann, fylkeskommune, vegvesen, kystverk, NVE, Naturvernforbundet, eldrerådet, barnerepresentanten, ev. lokale interesseorganisasjoner (idrettslag, næringsforening, m.fl.). Utsending kan skje elektronisk eller pr. post.

• Saksbehandler oversender kopi av alle innkomne merknader til forslagsstillers plankonsulent slik at de har muligheten til å kommentere innkomne merknader. Sett frist for tilbakemelding.

• Saksbehandler lager saksframlegg til formannskapet for 2. gangs behandling av planforslaget.

- Høringsforslaget legges ved saksframlegget som trykt vedlegg.

- Alle innkomne merknader legges ved saksframlegget som trykte vedlegg.

- Illustrasjon av ev. endringsforslag legges ved som trykte vedlegg.

- Innkomne merknader kommenteres.

- Forslagsstillers kommentar til merknadene tas inn.

- Saksframlegget inneholder:

Fakta; kort presentasjon av planforslaget, referanse til 1. gangs behandling, oversikt over innkomne merknader.

Vurdering; planforslaget i lys av innkomne merknader og faglig vurdering.

Innstilling: Lager forslag til vedtak. Husk å referere til hjemmel i lovverket. Vedtak skal begrunnes. Formuler innstilling slik at det går fram at det er kommunestyret som fatter endelig vedtak; (“Formannskapet tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak”:... )

• Dersom formannskapet anbefaler å vedta reguleringsplanen, lager saksbehandler saksframlegg for sluttbehandling i kommunestyret. Saksframlegg lages i saksbehandlingssystemet (Kan ofte kopiere saksframlegget fra formannskapet og gjøre små tilpasninger).

• Saksbehandler mottar møtebok med vedtak fra fellestjenesten etter kommunestyremøtet. Saksbehandler sørger for at berørte parter, inkl. sektormyndigheter, blir underrettet om vedtaket.

- Kopi av møtebok med vedtak sendes alle som har hatt merknader samt til sektormyndighetene. Andre berørte (de samme som ble varslet ved igangsettelse) får tilsendt vedtaket og orientering om klageadgang (eget skriv).

• Saksbehandler lager kunngjøring av vedtaket i saksbehandlingssystemet. Kunngjøringsannonse sendes til 1 avis, til oppslags stedene i kommunen (Rådhuset, Coop Lensvik, Selva Matsenter AS, Coop Mølnbukt, Leksa postfilial) og legges ut på kommunens hjemmeside.

- Til oppslags stedene sendes 1 A4-brev med tekst og ev. illustrasjon av plankart.

- Det lages et hefte med kunngjøring, møtebok, plankart, beskrivelse og bestemmelser som legges ut i tidsskrifthylla på rådhuset. (- husk å fjerne den etter at høringsfristen har gått ut).

• Saksbehandler legger inn kommunestyrets dato for dato i tittelfeltet på reguleringsplankartet.

• Når klagefristen er utgått, er saksbehandler ansvarlig for at planregisteret oppdateres i forhold til vedtatt plan.

• Geodataingeniør (pr. 2012) legger endelig, vedtatt reguleringsplan over fra basen “Reg.planer under arbeid” til reguleringsplanbasen.

• Saksbehandler rydder i dokumentmappe-/perm og legger alle dokumenter i planarkivet. Det lages en mappe med alle dokumenter, og med framside som har planens navn, plan-ID og arkivsaksnummer.

• Saksbehandler sørger for at plankart, planbeskrivelse og planbestemmelser legges i egen mappe i arkivet.

• Dersom det kommer inn klage på kommunestyrets vedtak, legges klagene fram for formannskapet som avgjør om klagen(e) skal tas til følge. Dersom de ikke tas til følge skal de oversendes fylkesmannen for avgjørelse. Saksbehandler har ansvar for oversendelse og orientering om dette til berørte parter.

• Dersom formannskapet tar klagene til følge, må planen legges fram for ny behandling i kommunestyret, og planen må vedtas på nytt med ny kunngjøring og klagefrist, jf. rutiner som beskrevet over.

Avsluttes 3 uker etter kommunestyrevedtak er fattet dersom saken ikke er påklaget.