Arkivplan for Snillfjord kommune

Arkivplanen dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes i Snillfjord kommune. Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsettingen:

Arkivplanen gir retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Snillfjord kommune. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene.

Arkivplanen skal bidra til at Snillfjord kommune ivaretar sitt arkivansvar etter arkivloven §6 "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid"

• Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
• Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
• Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.

Oppdatering av arkivplanen

Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

* en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel

* det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel

* en kommunal enhet tar i bruk nytt datasystem for lagring av informasjon

* når en kommunal enhet blir lagt ned eller opprettet

* styrer/utvalg blir lagt ned eller opprettet

* vesentlige endringer i kommunens delegasjonsreglement

* kommunale oppgaver blir overført til enheter utenfor kommuen

* når nye elektroniske systemer tas i bruk

Arkivansvarlig skal ha melding om alle endringer med de følger dette får for arkivet i god tid før de blir satt i verk og har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet.

Rådmannen har arkivansvaret.

I kommunen er det rådmannen som har arkivansvaret.