Arkivorganisering

Snillfjord kommune har et sentralt arkiv, lokalisert ved rådhuset på Krokstadøra. Noe er sendt videre til Arkivdepot ved Ika Trøndelag på Dora i Trondheim.

Snillfjord kommune har i løpet av våren 2014 ferdigstilt nye papir-arkivlokaler i kjelleren på rådhuset. Disse ble tatt i bruk i september 2014.

Det vil i den forbindelse også bli ryddet og utført evt. kassasjon av det arkivet som skal flyttes.

Arkivet er inndelt i forskjellige avdelinger/soner. Eks. skole, personal, landbruk osv....

Snillfjord kommune har elektronisk arkiv som hovedarkiv, men eldre arkiver er i papir.

Alle henvendelser ang arkiv rettes til post/arkiv-ansvarlig som igjen tar kontakt med saksbehandler/rådmann for å se om vedkommende har innsynsrett.

Det er kun post/arkiv-personal eller dens stedfortreder som skal føre post.

Systemansvarlige eller "vanlige" saksbehandlere skal ikke føre post i saksbehandlingssystemet.

Dette for å unngå dobbeltføringer og feilføringer.

Post/arkiv-personalet har fått opplæring i ESAK og på frankeringsmaskina.

De er gitt spesielle tilganger i ESAK.

Post/arkiv-personalet i Snillfjord kommune:

Post/arkiv-ansvarlig

Stedfortreder post/arkiv-ansvarlig: Møtesekretær

Leder for post/arkiv-personal: Personalsjef

Øverste leder for arkiv: Rådmann

FAGSYSTEMER

I fagsystemene er det leder eller andre med gitte tillatelser som fører journaler.